Im Zusammenhang mit papierloser Dokumentenarchivierung fallen immer wieder die Begriffe „frühes Scannen“ und „spätes Scannen“, doch was bedeuten diese eigentlich genau?

Diese Begriffe beziehen sich nur auf den Zeitpunkt, zu welchem ein Papierdokument digitalisiert wird. Mit beiden Varianten ist das gesetzeskonforme, revisionssichere, papierlose Langzeitarchivieren möglich.

  • Beim frühen Scannen erfolgt die Digitalisierung unmittelbar nach dem Empfang eines Dokuments (z.B. in der Poststelle des Unternehmens). Ab dann wird nur noch mit dem elektronischen Dokument gearbeitet.
  • Beim späten Scannen wird das Dokument erst dann digitalisiert, wenn das Papier normalerweise zur Langzeitarchivierung im Ordner abgeheftet werden würde.

Frühes Scannen bietet viele Vorteile und hat nur wenige Nachteile

Vorteile
  • Papierlos: Nach dem Scannen wird der komplette weitere Weg, den das Dokument durchs Unternehmen nimmt, elektronisch abgebildet.
  • Einsehbarkeit: Das Dokument ist von allen mit dem Vorgang betrauten Personen jederzeit einsehbar und muss nicht lange im ganzen Haus gesucht werden.
  • Wiederauffindung: Der Verlust von Dokumenten ist nach dem Scannen fast nicht mehr möglich. Der Workflow kann wesentlich beschleunigt werden, da das Dokument nicht mehr beleghaft durchs Unternehmen wandert, und vielleicht unter einem Dokumentenstapel auf dem Schreibtisch eines Mitarbeiters liegen bleibt. Durch Wiedervorlagefunktionen können zudem Zahlungsziele und Fristen nicht mehr übersehen werden.
Nachteile

Nachdem das späte Scannen nahezu ohne Änderung der Unternehmensabläufe eingeführt werden kann, ist beim frühen Scannen etwas mehr Planung im Vorfeld der Einführung notwendig. Außerdem muß Ihr DMS- oder Archivierungssystem die Abbildung von Dokumentenprozessen unterstützen.